Hier lernen Sie, wie Sie als Selbstständige oder Leiterin eines kleinen Betriebs Ihren Gewinn ermitteln. Buch-
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Praktische Anleitung zur Gewinnermittlung für Selbstständige und kleine Betriebe

Als Selbstständige mit einem Gewerbebetrieb oder als Freiberuflerin sind Sie zur Gewinnermittlung verpflichtet. Für das Finanzamt müssen Sie mittels Belege Ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenüberstellen, um den Gewinn oder den Verlust zu ermitteln. Wenn Sie die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach 19 UStG nicht in Anspruch nehmen, müssen Sie dem Finanzamt gegenüber auch die eingenommene Umsatzsteuer und die bezahlte Vorsteuer ausweisen. Hier kann Ihnen auch das Modul Unternehmenssteuern weiterhelfen.

Diese Gegenüberstellung wird auch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ( 4 Absatz 3 EStG) genannt. Freiberuflerinnen können immer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung anwenden. Bei Gewerbetreibenden ist dies nicht mehr möglich, wenn der Umsatz 260.000,- € übersteigt. Dann besteht die Pflicht zum Betriebsvermögensvergleich. Dies wird auch doppelte Buchführung genannt. Wenn Sie sich mit doppelter Buchführung nicht auskennen, sollten Sie sich nach professioneller Unterstützung umsehen.

Die Buchhaltung muss allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen und zwar den "Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchhaltung" (GoB).

Die wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßer Buchhaltung (GoB):

Keine Buchung ohne Beleg!
Sämtliche Buchungen müssen anhand der Belege jederzeit nachprüfbar sein. Die Belege müssen laufend numeriert und geordnet aufbewahrt werden.
Buchungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden.
Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen
Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und des Jahresabschlusses können alle Buchhaltungsunterlagen auf einem Bildträger oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden. Die gespeicherten Daten müssen jedoch jederzeit durch Bildschirm oder Ausdruck lesbar gemacht werden können. Die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen gilt nun auch für elektronische Daten. Eine Archivierung in Form von Ausdrucken genügt nicht mehr.
Aufbewahrungsfristen: Bücher und Buchhaltungsdaten, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege, auch elektronisch gespeicherte, sind 10 Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren.

MERKE: Nur eine ordnungsgemäße Buchhaltung besitzt Beweiskraft

Belege

Für eine ordnungsgemäße Gewinnermittlung müssen Sie Belege sammeln und chronologisch abheften. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gilt als ordnungsgemäß, wenn sie so beschaffen ist, dass sie einem sachverständigen Dritten (z.B. SteuerberaterIn, BetriebsprüferIn des Finanzamtes) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Situation des Unternehmens vermitteln kann. Sie haben hier Freiheiten ein eigenes Ablagesystem zu entwickeln. Die Belege sollten nur nicht im legendären Schuhkarton verschwinden. Zusätzlich sind Sie verpflichtet die Belege und die entsprechenden Aufzeichnungen nach Ende des Geschäftsjahres noch weitere zehn Jahre aufzubewahren.

Als sinnvoll hat sich die Trennung zwischen Barkasse und Bankkonto gezeigt. Eine weitere Unterteilung kann mit Quartalen oder Monaten vorgenommen werden. Es gibt auch die Möglichkeit nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen zu sortieren. Dies ist jedoch für kleine Unternehmen meist nicht erforderlich.

Für das Sammeln der Bankauszüge gibt es zwei Möglichkeiten. Zum Einen das separate Abheften der Bankauszüge und Rechnungsbelege oder das Abheften der jeweiligen Rechnungen hinter dem Bankbeleg. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist eine sogenannte Ist-Versteuerung. Dies bedeutet, dass erst dann gebucht wird, wenn das Geld auch fließt.

Bei den Belegen für die Barkasse haben Sie es meistens mit sehr unterschiedlichen Formaten zu tun. Hier kann es hilfreich sein, kleine Belege auf ein DIN-A4-Blatt aufzukleben. Wenn Sie in einem bestimmten Zeitraum, wie z.B. in einem Monat immer wiederkehrende Belege (Parkgebühren, öffentliche Verkehrsmittel, Porto ...) haben, so können Sie diese thematisch zusammenfassen und den Betrag, der sich ergibt mit einer Buchung erfassen.

Software-Programm

Ein Kassen- oder Bankbuch handschriftlich zu führen, ist nicht sehr effizient. Entweder Sie legen sich wie weiter unten aufgezeigt selbst eine Excel-Tabelle an oder kaufen sich ein professionelles Buchführungsprogramm, das bereits unter 150,- € erhältlich ist. Bei diesen Software-Programmen können immer wiederkehrende Buchungen automatisiert werden und sie arbeiten mit sogenannten Kontenrahmen. In der Regel sind dies die Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Dies bedeutet, dass z.B. anstelle des Begriffs "Verpflegungsmehraufwand" für die Buchung nur noch die Nummer 4674 eingegeben wird und somit der Buchungsvorgang entschieden vereinfacht wird.

Der DATEV-Kontenrahmen:

Kontenklasse 0

Anlagekonten und Kapitalkonten (Grundstücke, Technische Anlagen, Maschinen, Wertpapiere, Rückstellungen etc.)

Kontenklasse 1

Finanzkonten (Kasse, Banken, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen)

Kontenklasse 2

Abgrenzungskonten, neutrale Aufwendungen und Erträge (Zinsaufwendungen, Steuern, Spenden, Forderungsverluste, Aufwendungen aus Kursdifferenzen, Zinserträge, Erträge aus abgeschriebenen Forderungen, Steuererstattungen)

Kontenklasse 3

Konten des Wareneinkaufs und Bestandskonten
(Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe)

Kontenklasse 4

Kostenartenkonten (Löhne und Gehälter, Miete, Fahrzeugkosten, Telefon, Porto)

Kontenklasse 5

leer bzw. Konten der Kostenstellen

Kontenklasse 6

leer bzw. Konten der Kostenstellen

Kontenklasse 7

Konten der unfertigen und fertigen Erzeugnisse
(Bestandskonten)

Kontenklasse 8

Erlöskonten
(Umsatzerlöse, Provisionen, Zinserlöse, Eigenverbrauch)

Kontenklasse 9

Abschlusskonten
(Offene Posten, Debitoren, Kreditoren, Statistische Konten für Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA))

Ein weiterer Vorteil eines Buchführungsprogramms ist, dass am Ende eines Buchungszeitraumes, wie etwa nach einem Monat oder einem Quartal, verschiedene Berichte ausgedruckt werden können:

Journal (Buchungssätze chronologisch sortiert)

Sachkonten (wie z.B. Miete, Telefon, Reisekosten, Erlöse)

Umsatzsteuervoranmeldungsformular

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Gewinnermittlung)

Bei Einrichtung der Buchhaltung sind folgende Schritte zweckmäßig:

Kontenplan aufstellen (es gibt Muster)

Eröffnungsbilanz (Vermögen und Schulden am Eröffnungstag) aufstellen

Lieferanten- und Kundenkonten (Kontokorrente) einrichten

Sonderkonten (Geschenke, Bewirtung, Reisekosten, Autokosten) einrichten

Bestandsvergleich für das Anlagevermögen (Maschinen, Fahrzeuge) anlegen

Ablage organisieren: Bank-Postscheckbelege, Kassenquittungen, ausgehende Rechnungen, Geschäftspost

Ermittlung des Gewinns:

Zur Ermittlung des Gewinns gibt es im Wesentlichen zwei Verfahren:

die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

der Betriebsvermögensvergleich

Einnahmen-Überschuss-Rechnung (einfache Buchhaltung):

Zur Gewinnermittlung stellen Sie den Einnahmen die Ausgaben gegenüber. Die Ausgaben sollten, der besseren Übersichtlichkeit halber, in Kostengruppen unterteilt werden (z.B. Bürokosten, Telefon, Wareneinkäufe, Reisekosten, etc.). Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ergibt den Gewinn oder den Verlust.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bietet große Freiheit im Umgang mit den geschäftsmäßigen Aufzeichnungen. Trotzdem sind Sie verpflichtet, ein Kassenbuch und bei Wareneinsatz ein Wareneingangsbuch und Warenausgangsbuch zu führen.

Das Kassenbuch ist die Grundlage jeder Buchhaltung. Alle baren Geschäftsvorfälle (Einnahmen und Ausgaben), die mit dem Betrieb zusammenhängen, müssen eingetragen werden.

In das Wareneingangsbuch werden alle gekauften Halb- und Fertigwaren, aber auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe eingetragen. Ein Warenausgangsbuch braucht nur geführt zu werden, wenn Sie Waren an andere gewerbliche Unternehmer liefern, z.B. als Großhändlerin.

Betriebsvermögensvergleich (doppelte oder kaufmännische Buchhaltung):

Betriebe, die im Handelsregister eingetragen sind und deren Umsatz 260.000,- € oder deren Gewinn 25.000,- € oder deren Betriebsvermögen 62.500,- € übersteigt, sind zum Betriebsvermögensvergleich verpflichtet.
Hierzu wird eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz erstellt.

Einfache und doppelte Buchhaltung im Vergleich

Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Methoden zur Gewinnermittlung besteht darin, dass sich ein Geschäftsvorgang (Einnahme oder Ausgabe)

bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung dann auf den Gewinn auswirkt, wenn das Entgelt zu- oder abfließt,

beim Betriebsvermögensvergleich in dem Wirtschaftsjahr gewinnmindernd oder gewinnerhöhend auswirkt zu dem der Vorgang gehört - unabhängig davon, wann das Entgelt tatsächlich geflossen ist.

Zur Verdeutlichung hier ein Beispiel:
Sie haben für Dezember 2003 Werbeprospekte drucken und verteilen lassen, diese aber erst im Januar 2004 bezahlt.
Bei der Einnahme-Überschus-Rechnung mindert die Zahlung den Gewinn 2004.
Beim Betriebsvermögensvergleich muss dieser Vorgang bereits im Jahr 2003 als Aufwand gebucht werden.

Vorteile und Nachteile der einfachen Buchhaltung:

Vorteil der einfachen Buchhaltung ist der geringe Zeitaufwand. Auch Unternehmerinnen mit anfänglich einfachen kaufmännischen Kenntnissen können somit der Buchhaltungspflicht nachkommen. Für eine betriebswirtschaftliche Auswertung, wie z.B. der Ermittlung der umsatzstärksten Monate, ist die einfache Buchhaltung nicht geeignet. Da der Zahlungseingang nicht dem tätsächlichen Zeitpunkt des Verkaufs entspricht.

Vorteile und Nachteile der doppelten Buchhaltung:

Die doppelte Buchhaltung setzt Fachwissen voraus. Mit den heutigen EDV-Programmen kann der Zeitaufwand aber reduziert werden. Für die betriebswirtschaftlichen Auswertungen ist die doppelte Buchhaltung geeignet (Die Auswertungen sollten dann auch für das Controlling genutzt werden).

Nachteil ist, dass gebuchte Mehrwertsteuer bei der Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist, auch wenn die Rechnung von den KundInnen noch nicht bezahlt wurde. Dies kann bei hohen Beträgen zu einem Liquiditätsengpass führen.

Eine kleine Anleitung zur Gewinnermittlung für Selbstständige und kleine Betriebe finden Sie hier.

Rechnungsstellung

Seit Januar 2004 wurden die deutschen Vorschriften zur Gestaltung von Rechnungen von Unternehmen den EU-Richtlinien angepasst. Achten Sie darauf, dass Ihre Rechungen und die bei Ihnen eingehenden Rechungen die unten beschriebenen Kriterien erfüllen. Wenn dies nicht der Fall ist, besteht keine Berechtigung des Vorsteuerabzugs. Hierzu hilft Ihnen auch die Lektion Umsatzsteuer im Modul Unternehmenssteuer weiter.

Folgende Angaben sind erforderlich:

1.

Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens und des Unternehmens, das die Leistung erhält

2.

Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundesamt für Finanzen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (siehe unten) des leistenden Unternehmens

3.

Das Ausstellungsdatum

4.

Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird

5.

Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung

6.

Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7.

Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist

8.

Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID-Nummer) wird normalerweise beantragt, wenn das Unternehmen mit anderen EU-Staaten Geschäftsbeziehungen hat. Bei Freiberuflerinnen entspricht die Steuernummer, die auf Rechnungen angegeben werden muss, der persönlichen Einkommensteuernummer. Für eine "geschäftliche" Steuernummer kann beim Bundesamt für Finanzen in der Außenstelle Saarlouis eine USt-ID-Nummer beantragt werden. Weitere Informationen erhalten Sie online beim Bundesamt für Finanzen.

Elektronische Rechnungen

Anerkannt werden elektronische Rechnungen nur, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen werden kann ( 14 Absatz 3 UstG)

Zahlungsverzug und Mahnwesen

Bei regelmäßig durchgeführter Buchhaltung erhalten Sie als Nebenprodukt die sogenannte Offene-Posten-Liste auch OPOS-Liste genannt. Offene Posten unterrichten Sie darüber, welche Forderungen sie an Dritte oder welche Verbindlichkeiten Sie noch an Lieferanten haben.

Bisher war es wichtig bei der Erstellung Ihrer Rechnungen darauf zu achten, dass Sie ein genaues Datum für das sogenannte Zahlungsziel angeben. Also nicht "zahlbar innerhalb von 14 Tagen" sondern "zahlbar bis zum TT.MM.JJ" (z.B. 05.05.2004).

Grund: Wird ein kalendermäßig genau bestimmter Zahlungstag angegeben, so gerät Ihr Kunde oder Ihre Kundin mit dem Tag der Fälligkeit sofort in Verzug. Dies bedeutet, dass Sie ab dem Tag der Fälligkeit sogenannte Verzugszinsen und sonstige Kosten, wie z.B. Mahnkosten verlangen können.

Seit dem 1. Mai 2000 gilt das neue Gesetz zur Beschleunigung fälliger Zahlungen. Einige der Kernpunkte des Gesetzes sind z.B.

Eintritt des Verzugs auch ohne gesonderte Mahnung ( 284 Absatz 3 BGB); Der Schuldner oder die Schuldnerin kommen nun automatisch 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug

Erhöhter Verzugszins ( 288 Absatz 1 S.1 BGB); der Zins liegt fünf Prozentpunkte über dem Refinanzierungszinssatz der Europäischen Zentralbank (ca. 7,69% Stand 01.05.00)

Auch wenn das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) nun einen Verzug ohne gesonderte Mahnung zulässt, sollten Sie trotz allem Ihren Kunden oder Ihre Kundin auf eine offene Rechnung aufmerksam machen, da sie ja sicherlich daran interessiert sind, eine gute Kundenbeziehung zu erhalten. Ursachen für eine nicht bezahlte Rechnung sind vielfältig. Vielleicht hat der Kunde Ihre Rechnung erst gar nicht erhalten oder die Rechnung ist in der Buchhaltung untergegangen oder es wurde eine falsche Kontonummer auf dem Überweisungsträger angegeben oder die Bank hat einen Fehler gemacht.

Die nächsten Schritte helfen Ihnen ein kundengerechtes Mahnwesen zu installieren:

  1. Rechnungsstellung mit eindeutiger Angabe eines Kalendertages zum Zahlungsziel.
  2. Regelmäßige Überprüfung der Offenen-Posten-Liste.
  3. Bei Nicht-Zahlung Erinnerungsschreiben an den Kunden oder die Kundin, mit der Aufforderung den Rechnungsbetrag bis zu einem bestimmten Kalendertag zu überweisen.
  4. Überprüfung, ob der Kunde oder die Kundin gezahlt hat.
  5. Bei Nicht-Zahlung Mahnungsschreiben mit dem Hinweis des Verzugs und der nochmaligen Aufforderung die Rechnung bis zu einem bestimmten Kalendertages zu begleichen. Wählen Sie keinen zu großen Zeitraum. Weiter sollten Sie auf jeden Fall Verzugszinsen und Mahnkosten (ca. 10,50 € bis 13,- €; bedenken Sie Ihre Arbeitszeit) in Rechnung stellen. Zusätzlich sollte dem Kunden bzw. der Kundin der Hinweis gegeben werden, dass Sie bei Nicht-Einhaltung des Zahlungsziels den Vorgang an ein Inkasso-Büro weiterleiten werden.

Inkasso-Büro

Ein Inkasso-Büro kann von Ihnen beauftragt werden, fällige Zahlungen bei säumigen Kunden und Kundinnen einzutreiben. Sie finden Inkasso-Büros in den Gelben Seiten unter den Rubriken Inkasso oder auch Wirtschaftsauskunfteien. Die Dienste sind für Sie zunächst kostenfrei, da der Schuldner für die Kosten des Inkasso-Büros aufkommen muss. Vereinbaren Sie mit der Wirtschaftsauskunftei oder dem Inkasso-Büro, dass Sie über den Verlauf des Eintreibungsverfahrens unterrichtet werden, insbesondere ab dem Moment, wenn Ihnen Kosten entstehen. Dies wird auf jeden Fall dann sein, wenn es zum gerichtlichen Mahnverfahren kommt.

Einige TIPPS zur Buchhaltung:

Buchen Sie regelmäßig. Je nach Umfang einmal wöchentlich oder einmal monatlich.

Ein- und Ausgangsbelege kontieren. Dies bedeutet, dass bereits auf den Belegen vermerkt wird, unter welcher Rubrik, wie z.B. Miete, Fahrtkosten, die Buchung erfolgen wird. Für eine einfachere Handhabung können die Rubriken mit Zahlen versehen werden. Eine Anlehnung an den DATEV-Kontenrahmen ist sinnvoll, z.B. für die Miete = Konto 4200, die Fahrtkosten = Konto 4670. Falls ein Wechsel zwischen Einnahmen-Überschuss-Rechnung und doppelter Buchführung erforderlich wird, bleiben die Kontennummern gleich.

Es empfiehlt sich, so viele Buchungen wie möglich zusammenzufassen. Die täglich anfallenden Beträge für Porto müssen beispielsweise nicht täglich verbucht werden, sondern können monatlich einmal aufaddiert und als Summe verbucht werden.

Wenn ein erheblicher Teil des Umsatzes über Verkäufe mit Rechnungen abgewickelt wird, empfiehlt sich die Einführung der Offenen-Posten-Buchhaltung. Die Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste) informiert über den Stand der Forderungen (Außenstände).

Zur Vereinfachung des Zahlungsverkehrs empfiehlt es sich, die Regulierung der Lieferantenrechnungen nicht täglich, sondern turnusmäßig (z.B. einmal wöchentlich) vorzunehmen.

Geprüft werden sollte auch, ob bei mehreren Rechnungen an einen Kunden eine Sammelrechnung sinnvoller ist.


Sollten Sie noch keine Kenntnisse in Buchhaltung haben, ist es empfehlenswert, sich die Grundkenntnisse in einem Buchhaltungskurs anzueignen. Anbieter von Weiterbildungskursen finden Sie im Anhang bzw. in der Lektion Orientierung Kapitel Weiterbildung.


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