ermittlung
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Dieses Kapitel ergänzt die kleine Anleitung zur Gewinnermittlung für Selbstständige und kleine Betriebe. | Gewinn- ermittlung |
Wenn Sie unternehmerisch tätig werden, werden Sie schon bald bemerken, dass der Gewinn der für die Steuern errechnet wird sich von dem Gewinn unterscheidet, den Sie tatsächlich haben werden. Der steuerliche Gewinn ist immer höher als der tatsächliche Gewinn. Dies hängt damit zusammen, dass steuerlich nicht alle Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können.
Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch den Betrieb verursacht werden. Aus steuerrechtlicher Sicht sind jedoch nicht alle Kosten sofort abzugsfähige Betriebsausgaben, sondern fließen erst in den darauffolgenden Geschäftsjahren in die Gewinn-Ermittlung ein. Dann gibt es noch Betriebsausgaben die gar nicht abzugsfähig sind oder nur beschränkt.
Sofort abzugsfähige Betriebsausgaben sind alle Kosten die laufend entstehen und durch die kein Wirtschaftsgut (z.B. Grund und Boden, Gebäude, Maschinen) entsteht. Beispiele sind: Miete, Nebenkosten, Porto, Werbekosten, Honorarzahlungen, Lohn- und Gehaltszahlungen, Gebühren oder Versicherungsbeiträge und GWGs (geringwertige Wirtschaftsgüter), die unter dem Anschaffungswert von 410,- € liegen. Für diejenigen, die keine Vorsteuer abziehen können, gilt der Bruttobetrag, also inclusive der Mehrwertsteuer.
Nicht sofort abzugsfähige Betriebsausgaben sind Anschaffungen von Gegenständen, die über mehrere Jahre genutzt werden. Die Kosten können nur über die jährliche Abschreibung als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Im Jahr der Anschaffung allerdings nur für die Monate, indem der Gegenstand auch im Betrieb genutzt werden konnte.
Beispiel: Kauf eines Computers im Wert von 1.500,- €. Die Abschreibungsdauer beträgt 3 Jahre. Pro Jahr kann also ein Betrag von 500,- € als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Nicht abzugsfähige oder beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben sind Kosten, bei denen Sie einen privaten Eigenanteil zu tragen haben. Dies betrifft hauptsächlich die Bereiche Arbeitszimmer in der Wohnung, Telefon, Bewirtung, Verpflegungskosten bei Geschäftsreisen, Geschenke oder einem geschäftlich genutzten Privatauto.
Hier werden verschiedene Kriterien zu Grunde gelegt, ob Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können oder nicht. Wenn die betriebliche oder berufliche genutzte Arbeitszeit unter 50% liegt, so ergibt dies nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.
Liegt die Nutzung über 50% oder steht kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, so können Sie diese Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Dies jedoch nur zu einer Höhe von maximal 1250,- €.
Ist das Arbeitszimmer Mittelpunkt Ihrer gesamten selbstständigen Tätigkeit, so können Sie einen vollen Abzug der Kosten als Betriebsausgaben angeben.
Wie werden die Kosten nun berechnet? Zunächst muss unterschieden werden, ob es sich um eine angemietete Wohnung oder um eine Eigentumswohnung bzw. ein eigenes Haus handelt.
Am einfachsten ist es bei der angemieteten Wohnung. Alle Kosten der Wohnung für Miete und Nebenkosten werden ins Verhältnis der genutzten Arbeitszimmerfläche gesetzt. Nehmen wir an Ihre Wohnung hat eine Wohnfläche von 90 m² und das Arbeitszimmer 16 m². Die Gesamtkosten der angemieteten Wohnung betragen 720,- € im Monat. Sie teilen die Miete durch die 90 m² und multiplizieren den Quadratmeterpreis mit den 16 m². Sie erhalten somit einen monatlichen Betrag von 128,- € den Sie unter den oben genannten Voraussetzungen der Nutzung voll abziehen können oder nur beschränkt.
Bei der Eigentumswohnung bzw. dem eigenen Haus ist die Berechnung ein wenig umfangreicher, da hier z.B. auch die Abschreibungen berücksichtigt werden müssen. An dieser Stelle empfiehlt sich die Beratung mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin. Von den ermittelten Kosten (wie z.B. Zinsen oder Nebenkosten) können dann 15% als Betriebsausgaben deklariert werden.
Das Finanzamt geht davon aus, dass Sie das Telefon auch für private Gespräche nutzen. Es gibt drei Möglichkeiten diesen sogenannten Eigenverbrauch zu berechnen. Zunächst buchen Sie über das Jahr alle Telefonkosten als Betriebsausgaben ein und ziehen die Vorsteuer ab. Am Jahresende berechnen Sie dann den Privatanteil. Für diesen Privatanteil müssen Sie dann wieder Mehrwertsteuer entrichten. Sie können entscheiden, welche Berechnung für Sie die Günstigste ist.
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Pauschal 190 € + 16% MwSt. |
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30% der Telefonkosten + 16% MwSt. |
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(Nachweis der Privatgespräche) |
Sie können nur 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen. Wie bei den Telefonkosten können Sie den Privatanteil von 20% am Jahresende abziehen. Da Sie als Privatperson keine Vorsteuer abziehen können, wird auch hier für den Eigenverbrauch Mehrwertsteuer fällig.
Der Restaurantbeleg muss maschinell erstellt worden sein. Sie sind verpflichtet, den Namen des Kunden oder der Kundin und Ihren eigenen Namen darauf zu notieren sowie den Anlass der Bewirtung.
Beispiel:
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Wenn Sie mehr als 8 Stunden auf Geschäftsreise oder bei einer Weiterbildung sind, kann der Verpflegungsmehraufwand je nach Abwesenheitsdauer als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, jedoch nicht die tatsächlichen Kosten für Essen und Getränke.
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Beispiel:
Sie gehen auf Geschäftsreise und sind 12 Stunden unterwegs. Bei einem Mittagessen haben Sie 12,65 € und unterwegs noch 4,70 € für ein belegtes Brötchen und ein Getränk ausgegeben.
Am nächsten Tag können Sie sich jedoch nicht den Gesamtbetrag von 17,35 € sondern nur 6 € aus der Barkasse entnehmen.
Wenn Sie einem Geschäftspartner oder Kunden ein Geschenk zukommen lassen, so müssen Sie den Rechnungsbeleg mit dem Namen des Kunden versehen. Wenn Sie den Beleg als Betriebsausgabe in Ihre Gewinnermittlung einfließen lassen wollen, darf der Rechnungsbetrag 35,- € netto (ohne Mehrwertsteuer) nicht überschreiten. Dies gilt pro Empfänger im Geschäftsjahr. Falls Ihre Einnahmen umsatzsteuerfrei sind, achten Sie darauf, dass der Rechnungsbetrag 35,- € brutto (mit Mehrwertsteuer) nicht überschreiten darf.
Achtung! Kosten für Geschenke über 35,- € werden überhaupt nicht anerkannt. Dies bedeutet, dass Sie den Beleg nicht in Ihre Gewinnermittlung aufnehmen können.
Wie wir bereits in oben genannten Fällen gesehen haben, geht auch hier das Finanzamt davon aus, dass Sie das Auto privat nutzen. Geldbußen oder Verwarnungsgelder werden nicht als Betriebsausgaben betrachtet und sind somit überhaupt nicht abzugsfähig.
Es gibt zwei Möglichkeiten der Berechnung:
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1% - Regelung (x 12 Monate) |
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Nachweis der tatsächlichen Privatfahrten |
Hierbei wird der Eigenverbrauch mit 1% des Listenpreises verrechnet (mal 12 Monate). Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte werden gesondert gehandhabt. Der Eigenverbrauch ist mehrwertsteuerpflichtig. Bei der Berechung der Mehrwertsteuer kommt ein 20 prozentiger Abschlag zum Tragen, da Sie z.B. für Versicherungen keine Mehrwertsteuer bezahlen.
Beispiel:
Der Listenpreis Ihres Neuwagens beträgt 24.000 €.
1% von 24.000 € = 240 €
240 € x 12 Monate = 2.880 € nicht abzugsfähiger Privatanteil
Hierfür ist das Führen eines Fahrtenbuches erforderlich. Darin vermerken Sie bei jeder Fahrt folgende Informationen.
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Datum |
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Uhrzeit Abfahrt |
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Uhrzeit Ankunft |
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Fahrtdauer |
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Fahrtziel mit Reiseroute (bei Privatfahrten nicht erforderlich) |
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Reisezweck und den Gesprächspartner (bei Privatfahrten nicht erforderlich) |
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Kilometerstand bei Fahrtbeginn |
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Kilometerstand bei Fahrtende |
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Gefahrene Kilometer |
Beispiel für die Berechnung des Privatanteils:
Sie sind insgesamt 18.000 km im Geschäftjahr gefahren. Davon waren 70% der gefahrenen Kilometer geschäftlich. So sind 30% der gesamten PKW-Kosten Privatanteil.
Die Gesamtkosten des Autos belaufen sich auf 7.000,- €. Als Betriebausgaben können Sie 4.900,- € geltend machen. Privat müssen Sie Ihrem Unternehmen 2.100,- € für die Privatnutzung zahlen. Dieses ist wiederum umsatzsteuerpflichtig, da Sie als Privatperson keinen Vorsteuerabzug durchführen können.
Kosten, die nie abzugsfähige Betriebsausgaben darstellen, sind Ausgaben die rein privater Natur sind. Hierzu einige Beispiele:
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Tilgung von Darlehen |
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Einkommensteuerzahlungen |
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Privatentnahmen |
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Kontokorrentzinsen, die durch Privatentnahmen entstehen |
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Alle privaten Versicherungen (Krankenversicherung, Aufwendungen für die Altersversorgung, Unfallversicherung |
Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie ein paar typische Buchungen. Die Zahlen in der ersten Spalte weisen auf eine kurze Erläuterung am Ende der Tabelle.
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| 1) | Bei Porto kann keine Vorsteuer geltend gemacht werden, da keine Mehrwertsteuer an die Deutsche Post AG entrichtet wird. | |
| 2) | Der Verpflegungsmehraufwand für eine Abwesenheit über acht Stunden enthält keine Vorsteuer. | |
| 3) | Bücher enthalten nur 7% Vorsteuer. | |
| 4) | Der Beleg kann in die Gewinnermittlung einfließen, da er 40,- € netto nicht übersteigt. Auf dem Beleg muss der/die EmpfängerIn des Präsents eingetragen werden. | |
| 5) | Bei allen Belegen kann die Vorsteuer nur dann geltend gemacht werden, wenn diese als Mehrwertsteuer auf dem Beleg angegeben sind. Bei Parkgebühren gibt es hier Unterschiede. | |
| 6) | Die Benzinbelege für Januar wurden in einem Betrag gebucht. |
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| 7) | Bei Versicherungen gibt es keine Mehrwertsteuer. Die Versicherungssteuer, die erhoben wird kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden. | |
| 8) | Telefonkosten sind nicht voll abzugsfähig. Der Privatanteil kann mit einem einmaligen Betrag am Ende des Jahres abgezogen werden. |
Wir nehmen an, Sie kaufen im September einen neuen Computer. Bezahlt haben Sie 1.500,- €. Als Betriebskosten können Sie für das laufende Geschäftsjahr aber nur 125,- € geltend machen.
Bei den Telefonkosten kann der Privatanteil von 190,- € nicht als Betriebskosten anerkannt werden. Zusätzlich müssen Sie für den Privatanteil die Mehrwertsteuer in Höhe von 30,40 € selbst tragen.
Bei den Bewirtungskosten müssen Sie 30%, in unserem Beispiel also 42,00 € Privatanteil selbst bezahlen. Auch hier wird noch die Mehrwertsteuer mit einem Betrag von 6,72 € erhoben.
Belege für die eigene Verpflegung sind steuerrechtlich keine Betriebskosten und fließen somit auch nicht in die Gewinnermittlung ein. Es können nur oben genannte Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand eingerechnet werden.
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Beim Jahresabschluss zeigt sich, dass betriebswirtschaftlich eine Differenz von 1.529,40 € entsteht. Dies bedeutet, dass der Betrieb höhere Ausgaben hatte, als dies steuerrechtlich betrachtet wird. Zwar werden die Kosten für den Computer mittels der Abschreibung in den nächsten Jahren steuerrechtlich anerkannt, aber die Kosten tauchen in der Schlussauswertung des betrachteten Geschäftsjahr nicht auf. Gerade wenn große Investitionen gemacht wurden, kann das Betriebsergebnis recht positiv aussehen, d.h. also einen Betriebsgewinn ausweisen, obwohl betriebswirtschaftlich betrachtet ein Verlust eingebracht wurde. Die Kosten von 316,52 € können steuerrechtlich gar nicht geltend gemacht werden, sondern belasten das Unternehmen nur in der betriebswirtschaftlichen Sicht und somit die UnternehmerIn mit einem Privatanteil.
Betrachten Sie Ihr Betriebsergebnis immer auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht, damit Sie alle Kosten, die Ihnen entstehen einfließen lassen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie z.B. Ihre Preise errechnen wollen oder an zukünftige Investitionen denken. Dann haben Sie wesentlich zu einem weiteren Erfolgsfaktor für Ihre Unternehmen beigetragen.
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